Võ Thị Yến Linh
Fan Cứng
Bất kỳ một cửa hàng nào bắt đầu kinh doanh cũng cần phải tổ chức buổi lễ khai trương. Khai trương cửa hàng là bước ngoặt lớn trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy nên, là một chủ cửa hàng, chúng ta nên chú trọng vào việc làm sao để cửa hàng tạo dấu ấn lớn nhất với khách hàng ngay từ khi mới thành lập.
Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì? Đây là một câu hỏi rất nhiều được bạn quan tâm, khi chưa có kinh nghiệm trong việc ra mắt cửa hàng với khách hàng và người tiêu dùng. Để biết rõ hơn khi khai trương cửa hàng, chúng ta phải làm những gì thì hãy cùng May In Thêu Hải Triều tham khảo những kinh nghiệm được tổng hợp dưới đây nhé.
Khai trương không chỉ xuất hiện ở các lĩnh vực khác, mà đối với các cửa hàng thì việc khai trương đã dần trở nên phổ biến, và trở thành bước làm quan trọng nhất để một cửa hàng có thể bắt đầu đi vào hoạt động. Khai trương được hiểu là hoạt động để ra mắt một cửa hàng mới trên thị trường, là mốc đánh dấu sự ra đời và là ngày khai sinh ra chính cửa hàng đó.
Khai trương có ý nghĩa rất quan trọng đối với người thành lập ra cửa hàng, cũng như là toàn bộ hoạt động kinh doanh sau này. Khai trương giúp thông báo đến mọi người, cũng như khách hàng về việc tồn tại và kinh doanh của mình trong tương lai. Từ buổi khai trương đó sẽ giúp cửa hàng giới thiệu tổng quát hơn về thông tin của doanh nghiệp, tiềm năng phát triển cũng như các mặt hàng sẽ phục vụ người tiêu dùng trong thời gian sắp tới.
Việc khai trương còn mang lại một ý nghĩa rất quan trọng, chính là giúp rút ngắn được khoảng cách giữa khách hàng với doanh nghiệp. Giúp khách hàng biết được vị trí, tiềm năng, cũng như quy mô mà cửa hàng sẽ hoạt động. Việc khai trương như một dấu son lớn trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Mọi người vẫn thường hay nói “Đầu xuôi đuôi lọt”, việc khai trương thuận lợi sẽ là nền móng, đòn bẩy cho việc kinh doanh và phát triển hiệu quả về sau.
Bên cạnh đó, việc khai trương còn giúp quảng bá những hình ảnh đầu tiên của cửa hàng đến với công chúng. Vậy nên, để có những bước khởi đầu thuận lợi nhất, chúng ta cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi khai trương này. Để có một sự kiện khai trương cửa hàng hoàn hảo, cần chỉnh chu từ những điều nhỏ nhặt nhất.
Việc chọn ngày cho buổi khai trương cửa hàng rất quan trọng, dù bạn có tổ chức sự kiện với quy mô lớn hay nhỏ, thì cũng cần có một ngày làm việc chính xác. Ngày khai trương được chọn phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Có thể ngày này tốt với người này nhưng lại xấu với người khác, vậy nên không thể cố định một ngày cho nhiều người để tổ chức khai trương.
Nếu bạn có dự tính khai trương cửa hàng, hãy lựa chọn ngày tùy thuộc vào năm tuổi như sau:
Ngoài ra, chúng ta có thể kết hợp thêm việc chọn ngày thông qua những ngày Hoàng Đạo trong tháng, năm, khi khai trương nên chọn những ngày như:
Không nên chọn những ngày được cho là ngày Hắc Đạo, trong năm có những ngày Hắc Đạo rất xấu mà chúng ta nên tránh khi chọn ngày khai trương cửa hàng như:
Dựa vào những ngày tốt và ngày xấu, từ đó ta có thể dễ dàng chọn được một ngày khai trương cửa hàng hồng phát. Vậy nên, đây có lẽ bước nên làm đầu tiên để xác định được rõ thời gian sẽ tổ chức sự kiện.
Đối với các sự kiện khai trương cửa hàng có từ 3 người trở lên, được tổ chức ngoài trời, có ca sỹ biểu diễn cần phải được cấp giấy phép của Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, và sự đồng ý của các chính quyền ban ngành. Vậy nên, đối với những buổi khai trương cửa hàng lớn cần có giấy xin phép ít nhất trước 30 ngày để có thể giải quyết các vấn đề phát sinh.
Dưới đây là các loại giấy tờ cần thiết khi xin phép để tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, mà đơn vị tổ chức sự kiện cần có bao gồm:
Ngoài ra, nếu tổ chức lễ khai trương cho nhiều nhà hàng tại nhiều tỉnh khác nhau, thì bạn phải nộp giấy xin phép một tỉnh. Sau khi được cấp phép thành công, nộp giấy xin phép đó cho các tỉnh còn lại. Bên cạnh việc xin giấy phép, bạn cần báo với chính quyền địa phương để tránh trường hợp gây mất trật tự an ninh, đường phố.
Khi bắt đầu một buổi lễ khai trương, các chủ cửa hàng thường làm một mâm cơm cúng với đầy đủ lễ nghĩa. Tại sao phải làm như vậy? Theo quan niệm của người xưa, chúng ta khi ở bất cứ nơi đâu đều có Thổ thần nơi đó cai quản. Vậy nên, một cửa hàng mới mở trên một mảnh đất mới thì nên làm lễ khai trương tại đó để báo với Thổ thần đất đai ngự trị, cũng như làm lễ xin phép để Thổ thần phù hộ cho việc làm ăn được thuận buồn xuôi gió. Và để chuẩn bị đầy đủ cho mâm cơm cúng này, chúng ta phải chuẩn bị những gì?
Khi chưa diễn ra buổi lễ khai trương cửa hàng, gia chủ nên thắp một nén nhang để cúng thần Tài. Khi đến giờ tốt trong ngày khai trương, nhiều cửa hàng sẽ rước lân và rồng đến để cúng Thần tài. Thường tại các buổi lễ khai trương, thì rồng vàng và rồng bạc được ưa chuộng hơn, vì chúng là biểu tượng của tiền tài và sự thành đạt. Sau đó sẽ tiến hành thắp hương trên mâm cúng khai trương và đọc bài khấn.
Nam Mô A Di Đà Phật! Nam Mô A Di Đà Phật! Nam Mô A Di Đà Phật!
Con lạy chín phương Trời, mười phương Chư Phật, Chư phật mười phương.
Con kính lạy Quan Đương niên Hành khiển Thái tuế đức Tôn thần.
Con kính lạy các ngài Bản cảnh Thành hoàng chư vị Đại Vương.
Con kính lạy các Ngài Ngũ phương, Ngũ thổ, Long mạch, Tài thần định phúc Táo quân, chư vị Tôn thần.
Con kính lạy các Thần linh cai quản trong khu vực này.
Tín chủ (chúng) con là: ……………………………
Hôm nay là Ngày … Tháng … Năm … tín chủ con thành tâm sắm sửa lễ, quả cau lá trầu, hương hoa trà quả, thắp nén tâm hương dâng lên trước án, lòng thành tâu rằng: Tín chủ con là chủ cửa hàng tên……, địa chỉ…… Nay muốn khai trương khởi đầu cho việc kinh doanh…… Do đó chúng con chọn được ngày lành tháng tốt sắm sính lễ vật cáo yết Tôn thần dâng cùng Bách linh … cúi mong soi xét.
Chúng con xin kính mời quan Đương niên quan Đương cảnh, quan Thần linh Thổ địa, Định phúc Táo quân cùng các ngài địa chúa Long Mạch cùng tất cả Thần linh cai quản khu vực này linh thiêng giáng hiện trước hương án, thụ hưởng lễ vật, chứng giám lòng thành. Cúi xin các vị phù hộ cho chúng con buôn bán hanh thông, làm ăn thuận lợi, lộc tài vượng tiến, cần gì được nấy, nguyện gì cũng thành.
Tín chủ lại mời các vị Tiền chủ, Hậu chủ cùng chư Hương linh y thảo phụ mộc ngụ trong khu vực này, xin hãy tới đây thụ hưởng lễ vật, phù trì cho tín chủ con làm ăn buôn bán gặp nhiều may mắn. Chúng con lễ bạc tâm thành, trước án kính lễ, cúi xin được phù hộ độ trì.
Nam Mô A Di Đà Phật! Nam Mô A Di Đà Phật! Nam Mô A Di Đà Phật!
Sau khi đọc bài khấn xong, đợi hương tàn và đốt giấy tờ đã chuẩn bị trước đó. Tiếp đến sẽ thực hiện kịch bản đã được lên kế hoạch trước đó.
Cần xác định rõ được danh sách khách mời tham dự buổi khai trương cửa hàng. Đây có thể là bạn, là người quen nhưng đó chính là mấu chốt giúp tạo mối quan hệ rộng rãi hơn, giúp việc làm ăn kinh doanh có hiệu quả về lâu dài. Bên cạnh đó, số lượng khách mời còn liên quan đến việc đặt tiệc chiêu đãi, tránh những trườn hợp bị thiếu hoặc thừa. Đối tượng danh sách khách hàng được ưu tiên bào gồm:
Sau khi đã có danh sách khách mời, bạn nên đặt in thiệp mời nhằm tỏ thái độ tôn trọng cũng như giúp thể hiện được sự đẳng cấp của cửa hàng. Trên thiệp mời cần in rõ logo, tên của cửa hàng. Ngoài ra, cần ghi chính xác thời gian, địa điểm tổ chức buổi khai trương, để khách mời nắm rõ được mọi thông tin cần thiết về sự kiện khai trương cửa hàng. Và nên gửi thiệp mới trước một tuần để khách mời có thể sắp xếp được thời gian tham dự.
Nếu như chỉ tổ chức một sự kiện khai trương cửa hàng nhỏ, bạn có thể tự vạch ra một kịch bản hoàn hảo với đầy đủ tất cả các nội dung cần thực hiện như sau:
Thông thường đây sẽ là kịch bản mà bên âm thanh ánh sáng sẽ tự đưa ra. Tuy nhiên, chúng ta có thể can thiệp để buổi khai trương cửa hàng được thực hiện theo đúng với kịch bản. Trong kịch bản kỹ thuật thường đề cập đến các nội dung như:
Với việc tự dựng kịch bản cho buổi tiệc khai trương cửa hàng, chúng ta phải chủ động liên kết với tất cả các bộ phận thực hiện sự kiện. Nếu như bạn không có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, có thể liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện, tuy nhiên mức chi phí bỏ ra sẽ lớn hơn rất nhiều.
Hiện nay, có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện có thể đảm nhận toàn bộ các công việc của một buổi khai trương cửa hàng từ nhỏ đến lớn. Chúng ta chỉ cần liên hệ, sau đó tiến hành bàn bạc đưa ra kịch bản, xác nhận khoản chi phí và ký kết hợp đồng.
Đơn vị tổ chức sự kiện có thể làm tất cả các công việc bao gồm như trang trí cửa hàng ngày khai trương, thuê âm thanh ánh sáng, liên hệ ca sĩ hay MC, thuê nhân sự PG, vũ đoàn và thậm chí là đội lân sư rồng. Họ sẽ lên kịch bản thực hiện hết tất cả các công việc mà một ngày khai trương cần phải làm. Vậy nên, nếu bạn không có đủ thời gian để chuẩn bị công việc, cũng như chưa có kinh nghiệm để khai trương cửa hàng, hãy liên hệ ngay đơn vị tổ chức sự kiện để ngày khai trương cửa hàng dược diễn ra hoàn hảo hơn.
Tuy nhiên, cần tham khảo trước và xem xét nên làm việc với đơn vị nào. Thông qua trang mạng xã hội, chúng ta sẽ thấy được hình ảnh mà công ty đó đã thực hiện. Từ cách trang trí, cho đến cách làm việc có chuyên nghiệp hay không, chúng ta phải tìm hiểu trước khi liên hệ và làm việc với họ. Một công ty uy tín sẽ tạo nên được môt buổi khai trương cửa hàng chuyên nghiệp, từ đó quảng bá hình ảnh cửa hàng một cách rõ nét và hiệu quả hơn.
Việc bố trí nhân sự hợp lý sẽ giúp cho hoạt động khai trương cửa hàng được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn. Mặc dù buổi khai trương chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn, nhưng rất nhiều vị trí cần bố trí nhân sự, chúng ta nên chú ý vào những vị trí nhân sự như sau:
Ở cổng ra vào đón tiếp khách hàng, chúng ta cần chú trọng và sắp xếp nhân viên một cách chu đáo. Thông thường, đội hình đón khách sẽ là đội PG mà cửa hàng thuê, vì đây là bộ mặt của cửa hàng nên chọn những nhân viên trẻ và có ngoại hình dễ nhìn. Chúng ta nên cho 2 PG đứng cố định hai bên để chào mời khách. Sau đó sẽ có một PG khác dẫn khách vào địa điểm trung tâm của buổi khai trương cửa hàng.
Buổi khai trương cửa hàng nào cũng cần phải cắt băng đỏ, vậy nên chúng ta sẽ sắp xếp 3 bạn PG cho vị trí này. Nếu như nhân sự không đủ, chủ cửa hàng có thể linh hoạt thay thế các bạn ở vị trí đón tiếp vào vị trí này. Vì khi vào đúng thời gian bắt đầu khai trương, thì lượng khách có thể chỉ đến rải rác. Ngoài ra, cần thêm một bạn cầm khay rượu để mời khách khi mà chủ cửa hàng khui sâm panh chúc mừng ngày khai trương.
Không chỉ có ngày khai trương, mà vào những ngày thông thường cũng sẽ cần đến vị trí này. Tuy nhiên, vì đây là môt ngày đặc biệt, nên nhân viên bán hàng cần làm nhiều công việc hơn. Từ tư vấn, cho đến việc cho khách hàng dùng thử sản phẩm hay dẫn khách tham quan quanh khu vực của cửa hàng…
Vào ngày khai trương cửa hàng, nếu như nhân viên bán được sản phẩm càng nhiều thì sẽ giúp cho cửa hàng gặp nhiều may mắn hơn. Vậy nên, mỗi nhân viên cần phải được rèn luyện đầy đủ về kỹ năng bán hàng, giúp cho khách hàng cảm nhận được đây là một cửa hàng hoàn toàn chuyên nghiệp với đội hình nhân viên nhanh nhẹn, giỏi giang.
Ngoài MC dẫn chương trình, chúng ta cần bố trị một nhân viên để trao quà tặng cho khách hàng trúng thưởng. Nhân viên này nên được bố trí cố định vì những phát sinh trong trò chơi mà người khác không thể nắm bắt và thay thế được. Đối với những phần quà quá lớn thì nên bố trí hai nhân viên để tránh làm hư hỏng quà tặng của khách.
Dự trù kinh phí cho buổi khai trương cửa hàng rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến khoản chi phí ban đầu phải bỏ ra. Nếu như khoản này chi quá lớn sẽ làm mất cân đối thu chi và việc để kiếm lại được khoản lợi nhuận trong tương lại là rất khó. Khi khai trương cửa hàng, chúng ta cần lập chi phí cho những khoản như sau:
Khoản chi phí này dường như là khoản lớn nhất trong tất cả các loại chi phí cần để khai trương cửa hàng. Thông thường đơn vị nhận trang trí cửa hàng sẽ kiêm luôn cả việc thuê âm thanh, ánh sáng. Vậy nên, khoản chi phí này càng lớn hơn nhiều.
Hiện nay, tại mỗi tỉnh thành thì mức giá dịch vụ sẽ khác nhau, tuy nhiên chúng ta nên xem xét những gì mà đơn vị thực hiện có tương ứng với khoản chi phí mà chúng ta sẽ bỏ ra hay không. Từ đó đưa ra quyết định ký kết hợp đồng.
Đôi khi chúng ta sẽ bỏ sót loại chi phí này, tuy nhiên với mức giá như hiện tại thì tiền để in thiệp mời cũng chiếm một khoản kha khá. Với những tấm thiệp đẹp, sang trọng thì mức giá trên mỗi tấm thiệp có thể từ 10.000đ – 20.000đ. Nếu như với lượng khách khoảng 50 người, thì số tiền bạn phải bỏ ra để in thiệp chiếm từ 500.000đ – 1000.000đ.
Bất kỳ một buổi khai trương cửa hàng nào cũng cần đến đội lân sư rồng, tuy nhiên mức giá sẽ phụ thuộc vào đội hình mà bạn thuê. Mức gía hiện tại khi thuê đội lân sư rồng giao động từ 3.5 triệu đồng – 5.5 triệu đồng một đội. Với khoản chi phí khá lớn này, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định.
Vũ đoàn thường tham gia giúp cho không khí buổi tiệc thêm phần sôi nổi và vui vẻ hơn. Chi phí để thuê vũ đoàn sẽ phụ thuộc vào lượng người, cũng như số lượng tiết mục sẽ biểu diễn. Với mức giá như hiện tại thì chi phí thuê vũ đoàn sẽ khoảng 400.000đ/người/bài. Từ đó, bạn sẽ thống kê được số tiền cần phải bỏ ra cho khoản mục này.
Đối với đội hình PG, mức giá cũng tương tự như thuê vũ đoàn. Tuy nhiên, tùy theo giờ làm việc mà mức giá sẽ phải trả khác nhau. Với thời gian diễn ra dài hơn, PG sẽ làm giá cao hơn, vậy nên cần xác định rõ thời gian thuê để tiết kiệm được chi phí.
Với những chương trình khai trương cửa hàng lớn nên thuê 2 MC để công việc được thực hiện linh hoạt hơn. Thông qua đó, khách mời sẽ thấy được sự chuyên nghiệp của cửa hàng. Giá thuê MC không cố định, nó phụ thuộc vào vị trí vùng miền và người được thuê làm MC. Mức giá thuê MC có thể là 1 triệu đồng, nếu chỉ là một MC bình thường. Nếu bạn thuê những người nổi tiếng thì mức giá này có thể lớn hơn gấp nhiều lần.
Ca sỹ cũng tương tự như MC, với mức giá thấp nhất hiện nay thì khi thuê ca sỹ biểu diễn một tiết mục, bạn phải trả khoảng 1 triệu đồng. Tuy nhiên, nếu là ca sỹ đã có hạng trong giới showbiz, thì mức giá này sẽ thay đổi và lớn hơn rất nhiều.
Sau khi khách mời đã tham dự lễ khai trương, chủ cửa hàng sẽ đãi khách một bữa tiệc nhẹ để gửi lời mời cảm ơn. Chi phí để tổ chức bữa tiệc sẽ phụ thuộc số lượng người được mời, cũng như dựa vào thực đơn mà chủ cửa hàng lựa chọn để đãi khách. Với mức giá như hiện tại, chi phí đãi tiệc thường giao động từ 2 triệu đồng – 3 triệu đồng cho 1 bàn tiệc. Từ đó chúng ta có thể tính được toàn bộ chi phí cho cả buổi tiệc.
Những thước phim, hay bức ảnh trong ngày lễ khai trương cửa hàng sẽ là những lưu niệm, cũng là cách để cửa hàng quảng bá được hình ảnh của mình đến với công chúng. Mức chi phí cho hạng mục này cũng sẽ giao động tùy theo cách thức làm việc mà bạn chọn. Với cách chụp truyền thống, yêu cầu đến đâu thợ chụp ảnh sẽ chụp đến đó, thường sẽ có giá rẻ nhất.
Tuy nhiên, hiện nay nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp, thì mọi người thường chọn cách chụp phóng sự, nhằm lưu lại những khoảnh khắc tự nhiên nhất. Với các buổi chụp phóng sự, mức giá hiện nay đang giao động từ 3 triệu đồng – 4 triệu đồng. Nếu yêu cầu làm thêm các đoạn quay phóng sự, thì chi phí có thể cao hơn rất nhiều.
Nếu như bạn muốn thuê âm thanh, ánh sáng tách với đơn vị trang trí, thì hãy lập ra một hạng mục chi phí riêng. Chi phí để thuê âm thanh, ánh sáng cũng sẽ giao động rất nhiều tùy thuộc vào sự quy mô và cách thức tổ chức khai trương cửa hàng. Tuy nhiên, khác với những sự kiện có quy mô lớn, khai trương cửa hàng thường chỉ được làm ở mức trung bình, vậy nên chi phí để thuê dàn âm thanh ánh sáng sẽ rơi vào khoảng 3 triệu đồng.
Nếu bạn muốn thuê thêm người chơi nhạc cụ, thì hiện tại mỗi nhạc cụ sẽ có tương ứng với giá là 1 triệu đồng. Nhạc cụ ở đây có thể là đàn organ, guitar, trống, kèn, violon,… Vậy nên, tùy thuộc vào nhu cầu của chủ cửa hàng mà chi phí cho hạng mục này sẽ thay đổi khác nhau.
Bên cạnh những khoản chi phí trên, khi khai trương cửa hàng có một số chi phí lặt vặt khác như tiền mua quà tặng cho khách mời, chi phí để tổ chức các mini game, bánh kem, rượu, chi phí cho các khoản mục khuyến mãi… Chi phí này nhỏ hay lớn phụ thuộc vào cách thức tổ chức của chủ cửa hàng, tuy nhiên cần kê khai rõ ràng vào tổng chi phí để kiểm soát được lượng tiền đi ra.
Đó là những khoản chi phí mà mọi người có thể tham khảo khi tổ chức khai trương cửa hàng. Vì tùy thuộc vào mỗi vùng miền, mà mức giá này có thể thay đổi. Vậy nên, đó chỉ là khoản chi phí các chủ cửa hàng có thể xem qua để từ đó dự toán được mức chi phí tối thiểu phải bỏ ra để khai trương cửa hàng.
Việc trang trí khi khai trương cửa hàng rất quan trọng, vì chúng chính là điểm nhấn và là dấu hiệu nhận biết một cửa hàng đang tổ chức sự kiện khai trương. Để cửa hàng được nổi bật trong ngày khai trương, bạn nên trang trí từ cổng ra vào cho đến bên trong cửa hàng. Một số ý tưởng trang trí cửa hàng bạn có thể tham khảo như:
Một số lưu ý khi trang trí cửa hàng khai trương chính là tạo nên sự lung linh, hoành tráng nhưng không làm rối mắt khách mời. Vì vậy, chỉ nên sử dụng hai đến ba màu sắc chủ đạo. Ngoài ra, ánh sáng không nên chỉnh quá sáng làm khách mời bị khó chịu. Bên trong cửa hàng nên sắp xếp lối đi rộng rãi để khách hàng có thể tham quan mua sắm. Rượu và các món ăn ngọt nên đặt vị trí dễ thấy.
Ngày khai trương là cơ hội mà sản phẩm của cửa hàng được tung ra thị trường nhiều nhất. Vậy nên, hãy có các chiến lược marketing phù hợp nhất trong ngày này. Trước đó, bạn có thể sử dụng mạng xã hội để quảng bá hình ảnh và thương hiệu đến với khách hàng. Xây dựng fanpage riêng cho cửa hàng, đăng tải các sản phẩm, các dịch vụ có tại cửa hàng, hoặc đưa ra các chương trình hấp dẫn để mọi người biết đến.
Phát tờ rơi cũng là một cách thức quảng bá hiệu quả. Sử dụng những hình ảnh và từ ngữ chủ chốt giúp khách hàng biết được chính xác ngày giờ khai trương, cũng như các hoạt động mua sắm tại cửa hàng vào ngày khai trương.
Vào ngày khai trương cửa hàng, bạn có thể sử dụng các chiến dịch như giảm giá 30% – 50%, hay mua 1 tặng 1, mua 2 tặng 1 hoặc tặng voucher khi hóa đơn đạt đến số tiền tối thiểu. Cho khách hàng dùng thử, trải nghiệm sản phẩm để giúp khách hàng nhận thấy hiệu quả của việc sử dụng sản phẩm, từ đó giới thiệu rộng rãi sản phẩm đến với bạn bè và người thân nhiều hơn.
Việc tổ chức các trò chơi trong ngày khai trương sẽ giúp không khí của sự kiện thêm sổi nổi và vui tươi. Với lối dẫn dắt và các chiêu trò của MC, tất cả mọi người sẽ được hòa quyện chung vào không gian của buổi sự kiện, từ đó giúp tạo sự thích thú và niềm phấn khởi cho khách hàng. Các trò chơi bạn có thể sử dụng vào ngày khai trương cửa hàng bao gồm như:
Trước ngày khai trương cửa hàng, tất cả phải được chuẩn bị xong từ việc trang trí, lắp đặt âm thanh, ánh sáng, bố trí nhân sự,… Sau đó chúng ta sẽ chạy thử demo chương trình khai trương để nắm bắt được thời gian cũng như có những sai sót gì trong khâu chuẩn bị, từ đó đưa ra cách khắc phục sớm nhất. Ngoài ra, cần liên hệ và nhắc nhở lai những bộ phận chuyên trách văn nghệ, ăn uống, quà tặng, kiểm tra sắp xếp lại những vật dụng chưa được bố trí hợp lý.
Xem thêm:
Khai trương cửa hàng là một sự kiện rất quan trọng trong việc tạo nền tảng và hình ảnh cho doanh nghiệp trong tương lai. Vậy nên, chúng ta cần chuẩn bị những gì chu đáo nhất để ngày lễ được diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh việc chuẩn bị, không quên bám sát chi phí để cân đối thu chi một cách hợp lý nhất. Hy vọng, qua bài viết trên, mọi người có đầy đủ thông tin để tổ chức một buổi lễ khai trương cửa hàng thành công nhất.
Có thể bạn quan tâm:
Xem tiếp...
Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì? Đây là một câu hỏi rất nhiều được bạn quan tâm, khi chưa có kinh nghiệm trong việc ra mắt cửa hàng với khách hàng và người tiêu dùng. Để biết rõ hơn khi khai trương cửa hàng, chúng ta phải làm những gì thì hãy cùng May In Thêu Hải Triều tham khảo những kinh nghiệm được tổng hợp dưới đây nhé.
- Mở Local Brand cần những gì? 12+ kinh nghiệm thực tế khi mở Local Brand
- Mở shop quần áo với 30 triệu – kinh nghiệm thực tế từ các chủ shop
I. Tại sao phải khai trương cửa hàng?
1. Khai trương là gì?
Khai trương không chỉ xuất hiện ở các lĩnh vực khác, mà đối với các cửa hàng thì việc khai trương đã dần trở nên phổ biến, và trở thành bước làm quan trọng nhất để một cửa hàng có thể bắt đầu đi vào hoạt động. Khai trương được hiểu là hoạt động để ra mắt một cửa hàng mới trên thị trường, là mốc đánh dấu sự ra đời và là ngày khai sinh ra chính cửa hàng đó.
Khai trương có ý nghĩa rất quan trọng đối với người thành lập ra cửa hàng, cũng như là toàn bộ hoạt động kinh doanh sau này. Khai trương giúp thông báo đến mọi người, cũng như khách hàng về việc tồn tại và kinh doanh của mình trong tương lai. Từ buổi khai trương đó sẽ giúp cửa hàng giới thiệu tổng quát hơn về thông tin của doanh nghiệp, tiềm năng phát triển cũng như các mặt hàng sẽ phục vụ người tiêu dùng trong thời gian sắp tới.
2. Tầm quan trọng của việc khai trương cửa hàng
Việc khai trương còn mang lại một ý nghĩa rất quan trọng, chính là giúp rút ngắn được khoảng cách giữa khách hàng với doanh nghiệp. Giúp khách hàng biết được vị trí, tiềm năng, cũng như quy mô mà cửa hàng sẽ hoạt động. Việc khai trương như một dấu son lớn trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Mọi người vẫn thường hay nói “Đầu xuôi đuôi lọt”, việc khai trương thuận lợi sẽ là nền móng, đòn bẩy cho việc kinh doanh và phát triển hiệu quả về sau.
Bên cạnh đó, việc khai trương còn giúp quảng bá những hình ảnh đầu tiên của cửa hàng đến với công chúng. Vậy nên, để có những bước khởi đầu thuận lợi nhất, chúng ta cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi khai trương này. Để có một sự kiện khai trương cửa hàng hoàn hảo, cần chỉnh chu từ những điều nhỏ nhặt nhất.
II. Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì?
1. Chọn ngày khai trương cửa hàng
Việc chọn ngày cho buổi khai trương cửa hàng rất quan trọng, dù bạn có tổ chức sự kiện với quy mô lớn hay nhỏ, thì cũng cần có một ngày làm việc chính xác. Ngày khai trương được chọn phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Có thể ngày này tốt với người này nhưng lại xấu với người khác, vậy nên không thể cố định một ngày cho nhiều người để tổ chức khai trương.
Nếu bạn có dự tính khai trương cửa hàng, hãy lựa chọn ngày tùy thuộc vào năm tuổi như sau:
- Tuổi Tý:
- Tuổi Canh Tý: Nên khai trương vào ngày Mậu Thìn, Ất Sửu, Mậu Thân
- Tuổi Nhâm Tý: Nên khai trương vào ngày Canh Thìn, Đinh Sửu, Canh Thân
- Tuổi Giáp Tý: Nên khai trương vào ngày Nhâm Thìn, Kỷ Sửu, Nhâm Thân
- Tuổi Bính Tý: Nên khai trương vào ngày Giáp Thìn, Tân Sửu, Giáp Thân
- Tuổi Mậu Tý: Nên khai trương vào ngày Bính Thìn, Quý Sửu, Bính Thân.
- Tuổi Sửu:
- Tuổi Tân Sửu: Nên khai trương vào ngày Bính Tý, Kỷ Tỵ, Kỷ Dậu
- Tuổi Quý Sửu: Nên khai trương vào ngày Mậu Tý, Tân Tỵ, Tân Dậu
- Tuổi Ất Sửu: Nên khai trương vào ngày Canh Tý, Quý Tỵ, Quý Dậu
- Tuổi Đinh Sửu: Nên khai trương vào ngày Nhâm Tý, Ất Tỵ, Ất Dậu
- Tuổi Kỷ Sửu: Nên khai trương vào ngày Giáp Tý, Đinh Tỵ, Đinh Dậu.
- Tuổi Dần:
- Tuổi Canh Dần: Nên khai trương vào ngày Ất Hợi, Mậu Ngọ, Mậu Tuất
- Tuổi Nhâm Dần: Nên khai trương vào ngày Đinh Hợi, Canh Ngọ, Canh Tuất
- Tuổi Giáp Dần: Nên khai trương vào ngày Kỷ Hợi, Nhâm Ngọ, Nhâm Tuất
- Tuổi Bính Dần: Nên khai trương vào ngày Tân Hợi, Giáp Ngọ, Giáp Tuất
- Tuổi Mậu Dần: Nên khai trương vào ngày Quý Hợi, Bính Ngọ, Bính Tuất.
- Tuổi Mão:
- Tuổi Tân Mão: Nên khai trương vào ngày Bính Tuất, Kỷ Hợi, Kỷ Mùi
- Tuổi Quý Mão: Nên khai trương vào ngày Mậu Tuất, Tân Hợi, Tân Mùi
- Tuổi Ất Mão: Nên khai trương vào ngày Canh Tuất, Quý Hợi, Quý Mùi
- Tuổi Đinh Mão: Nên khai trương vào ngày Nhâm Tuất, Ất Hợi, Ất Mùi
- Tuổi Kỷ Mão: Nên khai trương vào ngày Giáp Tuất, Đinh Hợi, Đinh Mùi.
- Tuổi Thìn:
- Tuổi Canh Thìn: Nên khai trương vào ngày Bính Thân, Kỷ Dậu, Kỷ Sửu
- Tuổi Nhâm Thìn: Nên khai trương vào ngày Mậu Thân, Tân Dậu, Tân Sửu
- Tuổi Giáp Thìn: Nên khai trương vào ngày Canh Thân, Quý Dậu, Quý Sửu
- Tuổi Bính Thìn: Nên khai trương vào ngày Nhâm Thân, Ất Dậu, Ất Sửu
- Tuổi Mậu Thìn: Nên khai trương vào ngày Giáp Thân, Đinh Dậu, Đinh Sửu.
- Tuổi Tỵ:
- Tuổi Tân Tỵ: Nên khai trương vào ngày Bính Thân, Kỷ Dậu, Kỷ Sửu
- Tuổi Quý Tỵ: Nên khai trương vào ngày Mậu Thân, Tân Dậu, Tân Sửu
- Tuổi Ất Tỵ: Nên khai trương vào ngày Canh Thân, Quý Dậu, Quý Sửu
- Tuổi Đinh Tỵ: Nên khai trương vào ngày Nhâm Thân, Ất Dậu, Ất Sửu
- Tuổi Kỷ Tỵ: Nên khai trương vào ngày Giáp Thân, Đinh Dậu, Đinh Sửu.
- Tuổi Ngọ:
- Tuổi Canh Ngọ: Nên khai trương vào ngày Ất Mùi, Mậu Dần, Mậu Tuất
- Tuổi Nhâm Ngọ: Nên khai trương vào ngày Đinh Mùi, Canh Dần, Canh Tuất
- Tuổi Giáp Ngọ: Nên khai trương vào ngày Kỷ Mùi, Nhâm Dần, Nhâm Tuất
- Tuổi Bính Ngọ: Nên khai trương vào ngày Tân Mùi, Giáp Dần, Giáp Tuất
- Tuổi Mậu Ngọ: Nên khai trương vào ngày Quý Mùi, Bính Dần, Bính Tuất.
- Tuổi Mùi:
- Tuổi Tân Mùi: Nên khai trương vào ngày Kỷ Hợi, Kỷ Mão, Bính Ngọ
- Tuổi Quý Mùi: Nên khai trương vào ngày Tân Hợi, Tân Mão, Mậu Ngọ
- Tuổi Ất Mùi: Nên khai trương vào ngày Quý Hợi, Quý Mão, Canh Ngọ
- Tuổi Đinh Mùi: Nên khai trương vào ngày Ất Hợi, Ất Mão, Nhâm Ngọ
- Tuổi Kỷ Mùi: Nên khai trương vào ngày Đinh Hợi, Đinh Mão, Giáp Ngọ.
- Tuổi Thân:
- Tuổi Canh Thân: Nên khai trương vào ngày Mậu Tý, Mậu Thìn, Ất Tỵ
- Tuổi Nhâm Thân: Nên khai trương vào ngày Canh Tý, Canh Thìn, Đinh Tỵ
- Tuổi Giáp Thân: Nên khai trương vào ngày Nhâm Tý, Nhâm Thìn, Kỷ Tỵ
- Tuổi Bính Thân: Nên khai trương vào ngày Giáp Tý, Giáp Thìn, Tân Tỵ
- Tuổi Mậu Thân: Nên khai trương vào ngày Bính Tý, Bính Thìn, Quý Tỵ.
- Tuổi Dậu:
- Tuổi Tân Dậu: Nên khai trương vào ngày Kỷ Tỵ, Kỷ Sửu, Bính Thìn
- Tuổi Quý Dậu: Nên khai trương vào ngày Tân Tỵ, Tân Sửu, Mậu Thìn
- Tuổi Ất Dậu: Nên khai trương vào ngày Quý Tỵ, Quý Sửu, Canh Thìn
- Tuổi Đinh Dậu: Nên khai trương vào ngày Ất Tỵ, Ất Sửu, Nhâm Thìn
- Tuổi Kỷ Dậu: Nên khai trương vào ngày Đinh Tỵ, Đinh Sửu, Giáp Thìn.
- Tuổi Tuất:
- Tuổi Canh Tuất: Nên khai trương vào ngày Mậu Dần, Mậu Ngọ, Ất Mão
- Tuổi Nhâm Tuất: Nên khai trương vào ngày Canh Dần, Canh Ngọ, Đinh Mão
- Tuổi Giáp Tuất: Nên khai trương vào ngày Nhâm Dần, Nhâm Ngọ, Kỷ Mão
- Tuổi Bính Tuất: Nên khai trương vào ngày Giáp Dần, Giáp Ngọ, Tân Mão
- Tuổi Mậu Tuất: Nên khai trương vào ngày Bính Dần, Bính Ngọ, Quý Mão.
- Tuổi Hợi:
- Tuổi Tân Hợi: Nên khai trương vào ngày Kỷ Mão, Kỷ Mùi, Bính Dần
- Tuổi Quý Hợi: Nên khai trương vào ngày Tân Mão, Tân Mùi, Mậu Dần
- Tuổi Ất Hợi: Nên khai trương vào ngày Quý Mão, Quý Mùi, Canh Dần
- Tuổi Đinh Hợi: Nên khai trương vào ngày Ất Mão, Ất Mùi, Nhâm Dần
- Tuổi Kỷ Hợi: Nên khai trương vào ngày Đinh Mão, Đinh Mùi, Giáp Dần.
Ngoài ra, chúng ta có thể kết hợp thêm việc chọn ngày thông qua những ngày Hoàng Đạo trong tháng, năm, khi khai trương nên chọn những ngày như:
- Ngày Đại An: Đây là ngày mang lại nhiều may mắn, thuận lợi. Đại có nghĩa là to lớn, lâu dài. An có nghĩa là bình an, luôn suôn sẻ và thành công. Vậy nên ngày Đại An được chọn là ngày khai trương cửa hàng vì mang đến sự bình yên, thịnh vượng và thành công bền lâu.
- Ngày Tiểu Cát: Tiểu Cát cũng là ngày mà được rất nhiều người chọn làm ngày khai trương cửa hàng. Vì Tiểu Cát là ngày mang lại nhiều điều tốt lành, cát lợi và may mắn cho công ty, cửa hàng. Nếu như tuổi của bạn trùng vào đúng ngày Tiểu Cát thì chắc chắn trong tương lai, cửa hàng sẽ làm ăn thuận lợi, thu lại nhiều danh tiếng và tiền bạc.
- Ngày Tốc Hỷ: Tốc là nhanh chóng, bất ngờ, hỏa tốc. Hỷ là tin vui, niềm hạnh phúc. Vậy nên, Tốc Hỷ là niềm vui và may mắn được diễn ra nhanh chóng. Khi chọn ngày này làm ngày khai trương cửa hàng, chắc chắn việc làm ăn kinh doanh của bạn sẽ gặp nhiều niềm vui và hoan hỷ.
Không nên chọn những ngày được cho là ngày Hắc Đạo, trong năm có những ngày Hắc Đạo rất xấu mà chúng ta nên tránh khi chọn ngày khai trương cửa hàng như:
- Ngày Dương Công Kỵ: Nếu tính theo lịch âm, các ngày Dương Công Kỵ bao gồm những ngày như sau:
- Tháng 1: ngày 13
- Tháng 2: ngày 11
- Tháng 3: ngày 9
- Tháng 4: ngày 7
- Tháng 5: ngày 5
- Tháng 6: ngày 3
- Tháng 7: ngày 08, 29
- Tháng 8: ngày 27
- Tháng 9: ngày 25
- Tháng 10: ngày 23
- Tháng 11: ngày 21
- Tháng 12: ngày 19
- Ngày Thọ Tử: Khác với ngày Dương Công Kỵ, khi chọn ngày khai trương cửa hàng nên tránh những ngày này trong tháng:
- Tháng 1: Ngày Bính Tuất
- Tháng 2: Ngày Nhâm Thìn
- Tháng 3: Ngày Tân Hợi
- Tháng 4: Ngày Đinh Tỵ
- Tháng 5: Ngày Mậu Tý
- Tháng 6: Ngày Bính Ngọ
- Tháng 7: Ngày Ất Sửu
- Tháng 8: Ngày Quý Mùi
- Tháng 09: Ngày Giáp Dần
- Tháng 10: Ngày Mậu Thân
- Tháng 11: Ngày Tân Mão
- Tháng 12: Ngày Tân Dậu
- Ngày sát chủ Dương: Đây cũng là một ngày vô cùng xấu khi khai trương cửa hàng mà chúng ta nên tránh. Theo sự thống kê hàng năm thì ngày này dễ rơi vào:
- Tháng 1: Là ngày Tý
- Tháng 2, 3, 7, 9: Là ngày Sửu
- Tháng 4: Là ngày Tuất
- Tháng 11: Là ngày Mùi
- Ngày Lục Sát: Hay còn được gọi là ngày Bách Kỵ, trong năm chúng ta cần tránh những ngày như sau:
- Tháng 1: Ngày Dần
- Tháng 2: Ngày Tỵ
- Tháng 3: Ngày Thân
- Tháng 4: Ngày Hợi
- Tháng 5: Ngày Mão
- Tháng 6: Ngày Ngọ
- Tháng 7: Ngày Dậu
- Tháng 8: Ngày Tý
- Tháng 9: Ngày Thìn
- Tháng 10: Ngày Mùi
- Tháng 11: Ngày Tuất
- Tháng 12: Ngày Sửu
Dựa vào những ngày tốt và ngày xấu, từ đó ta có thể dễ dàng chọn được một ngày khai trương cửa hàng hồng phát. Vậy nên, đây có lẽ bước nên làm đầu tiên để xác định được rõ thời gian sẽ tổ chức sự kiện.
2. Thủ tục khai trương cửa hàng
Đối với các sự kiện khai trương cửa hàng có từ 3 người trở lên, được tổ chức ngoài trời, có ca sỹ biểu diễn cần phải được cấp giấy phép của Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, và sự đồng ý của các chính quyền ban ngành. Vậy nên, đối với những buổi khai trương cửa hàng lớn cần có giấy xin phép ít nhất trước 30 ngày để có thể giải quyết các vấn đề phát sinh.
Dưới đây là các loại giấy tờ cần thiết khi xin phép để tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, mà đơn vị tổ chức sự kiện cần có bao gồm:
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Bản sao hợp đồng tổ chức sự kiện với khách hàng
- Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép
- Nếu buổi khai trương có các tiết mục ca nhạc, cần phải có giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền
- Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình
- Nếu kịch bản có chương trình rút thăm trúng thưởng, thì phải có giấy xin phép của Sở Công Thương
- Chương trình có bán vé hay không cũng cần phải nộp kèm maket vé bán
- Nếu có nghệ sỹ nước ngoài Việt nam biểu diễn, cần phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó
- Tất cả các loại giấy tờ phải có dấu giáp lai và phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiếu.
Ngoài ra, nếu tổ chức lễ khai trương cho nhiều nhà hàng tại nhiều tỉnh khác nhau, thì bạn phải nộp giấy xin phép một tỉnh. Sau khi được cấp phép thành công, nộp giấy xin phép đó cho các tỉnh còn lại. Bên cạnh việc xin giấy phép, bạn cần báo với chính quyền địa phương để tránh trường hợp gây mất trật tự an ninh, đường phố.
3. Chuẩn bị mâm cúng cho buổi khai trương cửa hàng
a. Tại sao phải cúng khai trương cửa hàng?
Khi bắt đầu một buổi lễ khai trương, các chủ cửa hàng thường làm một mâm cơm cúng với đầy đủ lễ nghĩa. Tại sao phải làm như vậy? Theo quan niệm của người xưa, chúng ta khi ở bất cứ nơi đâu đều có Thổ thần nơi đó cai quản. Vậy nên, một cửa hàng mới mở trên một mảnh đất mới thì nên làm lễ khai trương tại đó để báo với Thổ thần đất đai ngự trị, cũng như làm lễ xin phép để Thổ thần phù hộ cho việc làm ăn được thuận buồn xuôi gió. Và để chuẩn bị đầy đủ cho mâm cơm cúng này, chúng ta phải chuẩn bị những gì?
b. Mâm cúng khai trương cửa hàng cần những gì?
- Một con gà hoặc heo sữa, có thể chọn một khoanh giò: Gà nên chọn gà trống, bó gà đẹp không để lệch hướng, gà không nên luộc chín quá, giò gà chỉ nhúng không được luộc quá chín. Heo sữa có thể quay nguyên con.
- Một đĩa xôi hoặc bánh chưng: Nên chọn xôi đỗ xanh, xôi gấc để đem lại may mắn, đỗ đạt.
- Một đĩa muối gạo: Gạo là gạo tẻ, không chọn gạo nếp. Muối nên mua loại muối hạt.
- Một bát nước
- Nửa lít rượu trắng, bao thuốc, lạng chè
- Một bộ quần áo quan thần linh, mũ, hia tất cả màu đỏ, kiếm trắng
- Một đinh vàng hoa
- Năm lễ vàng tiền
- Năm cái oản đỏ
- Năm lá trầu, năm quả cau: Cau và trầu phải được rửa sạch, lá cau ngắt bỏ phần cuống đi. Quả cau nên được cắt tỉa đẹp.
- Năm loại quả: Tùy theo phong tục của từng vùng miền để chọn. Có thể kết hợp thêm chuối cùng với những loại trái cây khác.
- Chín bông hoa hồng đỏ: Chọn hoa vừa nở tới, không chọn hoa còn nụ, không chọn hoa bị héo úa hay có hiện tượng rụng cánh.
c. Tiến hành cúng khai trương cửa hàng
Khi chưa diễn ra buổi lễ khai trương cửa hàng, gia chủ nên thắp một nén nhang để cúng thần Tài. Khi đến giờ tốt trong ngày khai trương, nhiều cửa hàng sẽ rước lân và rồng đến để cúng Thần tài. Thường tại các buổi lễ khai trương, thì rồng vàng và rồng bạc được ưa chuộng hơn, vì chúng là biểu tượng của tiền tài và sự thành đạt. Sau đó sẽ tiến hành thắp hương trên mâm cúng khai trương và đọc bài khấn.
d. Bài cúng khai trương cửa hàng đầy đủ
Nam Mô A Di Đà Phật! Nam Mô A Di Đà Phật! Nam Mô A Di Đà Phật!
Con lạy chín phương Trời, mười phương Chư Phật, Chư phật mười phương.
Con kính lạy Quan Đương niên Hành khiển Thái tuế đức Tôn thần.
Con kính lạy các ngài Bản cảnh Thành hoàng chư vị Đại Vương.
Con kính lạy các Ngài Ngũ phương, Ngũ thổ, Long mạch, Tài thần định phúc Táo quân, chư vị Tôn thần.
Con kính lạy các Thần linh cai quản trong khu vực này.
Tín chủ (chúng) con là: ……………………………
Hôm nay là Ngày … Tháng … Năm … tín chủ con thành tâm sắm sửa lễ, quả cau lá trầu, hương hoa trà quả, thắp nén tâm hương dâng lên trước án, lòng thành tâu rằng: Tín chủ con là chủ cửa hàng tên……, địa chỉ…… Nay muốn khai trương khởi đầu cho việc kinh doanh…… Do đó chúng con chọn được ngày lành tháng tốt sắm sính lễ vật cáo yết Tôn thần dâng cùng Bách linh … cúi mong soi xét.
Chúng con xin kính mời quan Đương niên quan Đương cảnh, quan Thần linh Thổ địa, Định phúc Táo quân cùng các ngài địa chúa Long Mạch cùng tất cả Thần linh cai quản khu vực này linh thiêng giáng hiện trước hương án, thụ hưởng lễ vật, chứng giám lòng thành. Cúi xin các vị phù hộ cho chúng con buôn bán hanh thông, làm ăn thuận lợi, lộc tài vượng tiến, cần gì được nấy, nguyện gì cũng thành.
Tín chủ lại mời các vị Tiền chủ, Hậu chủ cùng chư Hương linh y thảo phụ mộc ngụ trong khu vực này, xin hãy tới đây thụ hưởng lễ vật, phù trì cho tín chủ con làm ăn buôn bán gặp nhiều may mắn. Chúng con lễ bạc tâm thành, trước án kính lễ, cúi xin được phù hộ độ trì.
Nam Mô A Di Đà Phật! Nam Mô A Di Đà Phật! Nam Mô A Di Đà Phật!
Sau khi đọc bài khấn xong, đợi hương tàn và đốt giấy tờ đã chuẩn bị trước đó. Tiếp đến sẽ thực hiện kịch bản đã được lên kế hoạch trước đó.
4. Lập danh sách khách mời tham dự buổi khai trương cửa hàng
Cần xác định rõ được danh sách khách mời tham dự buổi khai trương cửa hàng. Đây có thể là bạn, là người quen nhưng đó chính là mấu chốt giúp tạo mối quan hệ rộng rãi hơn, giúp việc làm ăn kinh doanh có hiệu quả về lâu dài. Bên cạnh đó, số lượng khách mời còn liên quan đến việc đặt tiệc chiêu đãi, tránh những trườn hợp bị thiếu hoặc thừa. Đối tượng danh sách khách hàng được ưu tiên bào gồm:
- Người thân trong gia đình
- Các đối tác làm ăn quan trọng
- Bạn bè
- Khách hàng thân thiết
- Nhà báo
Sau khi đã có danh sách khách mời, bạn nên đặt in thiệp mời nhằm tỏ thái độ tôn trọng cũng như giúp thể hiện được sự đẳng cấp của cửa hàng. Trên thiệp mời cần in rõ logo, tên của cửa hàng. Ngoài ra, cần ghi chính xác thời gian, địa điểm tổ chức buổi khai trương, để khách mời nắm rõ được mọi thông tin cần thiết về sự kiện khai trương cửa hàng. Và nên gửi thiệp mới trước một tuần để khách mời có thể sắp xếp được thời gian tham dự.
5. Xây dựng kịch bản khai trương cửa hàng
a. Tự lên kịch bản cho công tác khai trương
Nếu như chỉ tổ chức một sự kiện khai trương cửa hàng nhỏ, bạn có thể tự vạch ra một kịch bản hoàn hảo với đầy đủ tất cả các nội dung cần thực hiện như sau:
- Kịch bản kỹ thuật:
Thông thường đây sẽ là kịch bản mà bên âm thanh ánh sáng sẽ tự đưa ra. Tuy nhiên, chúng ta có thể can thiệp để buổi khai trương cửa hàng được thực hiện theo đúng với kịch bản. Trong kịch bản kỹ thuật thường đề cập đến các nội dung như:
- Mỗi bài hát sẽ chiếm thời gian là bao nhiêu? Từ đó tổng kết lại chương trình văn nghệ sẽ chiếm bao nhiêu thời gian.
- Các bài hát sẽ được chỉnh ánh sáng như thế nào? Từ mở màn cho đến kết thúc, ánh sáng phải phù hợp để đội múa phụ họa được thể hiện rõ nội dung cần truyền đạt.
- Âm thanh cho từng tiếc mục được chuẩn bị ra sao? Các bài hát sẽ là bản phối beat hay đệm đàn.
- Có những đạo cụ nào cần chuẩn bị để tiết mục được hoàn tráng hơn.
- Ca sĩ hay nhóm vũ đoàn nào sẽ thực hiện tiết mục đó.
- Thứ tự các tiết mục được diễn ra như thế nào cho phù hợp.
- Xây dựng kịch bản chi tiết cho buổi lễ khai trương cửa hàng: Khi bắt đầu buổi khai trương được diễn ra, chúng ta cần thực hiện thứ tự các bước làm như sau:
- Kiểm tra lại tất cả các khoản mục đã chuẩn bị từ trang trí, nhân sự, âm thanh, ánh sáng, diễn viên.
- Soạn mâm cúng đầy đủ như đã đươc chuẩn bị.
- Đón khách mời: Nên đón khách mời từ cổng cho đến không gian trung tâm của sự kiện.
- Sau khi khách mời đã đến đủ và đến giờ tốt, MC sẽ ổn định tổ chức và tuyên bố lý do khai trương cửa hàng.
- Chủ cửa hàng sẽ thắp ba nén nhang và đọc bài khấn.
- Sau khi lễ cúng được thực hiện xong, đội múa lân sư rồng sẽ biểu diễn để đón Thần tài và giúp cửa hàng kinh doanh được may mắn phát đạt.
- Tiếp đến là các tiết mục văn nghệ để không khí được sôi nổi hơn.
- Hết văn nghệ chào mừng, MC sẽ giới thiệu về khách mời và giới thiệu những vị khách quý tham dự buổi khai trương cửa hàng.
- Chiếu video quá trình xây dựng và thành lập nên cửa hàng nếu như có chuẩn bị. Bước làm này sẽ giúp khách mời hiểu rõ hơn về nền tảng cũng như các sản phẩm mà cửa hàng sẽ kinh doanh.
- Chủ cửa hàng sẽ lên phát biểu cảm nghĩ, gửi lời cảm ơn đến các vị khách mời đã tham dự buổi khai trương. Cuối cùng sẽ gửi lời chúc mừng để cửa hàng được khai trương thuận lợi, làm ăn phát đạt.
- Mời người có sức ảnh hưởng lớn đến công chúng có những phát biểu ý kiến để giúp hình ảnh của cửa hàng được nhiều người biết đến hơn.
- MC sẽ mời những người đứng đầu doanh nghiệp để cắt băng khai trương. Trong lúc cắt băng khai trương nên kết hợp nhạc và pháo hoa để giúp không khí thêm sôi nổi.
- MC mời đại biểu lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng. PG mang khay sâm banh đến mời khách.
- Tiếp đến MC sẽ giới thiệu qua sản phẩm dịch vụ của cửa hàng, tổ chức các trò chơi bốc thăm trúng thưởng nếu có.
- Cho khách hàng thử nghiệm sản phẩm (nếu có), giúp khách hàng trải nghiệm dịch vụ tại cửa hàng để từ đó khách hàng có nhu cầu sẽ mua sản phẩm tại cửa hàng.
- Đãi khách với một bữa tiệc nhẹ (Đây là khoảng thời gian mà chủ cửa hàng có thể giao lưu và tạo mối quan hệ lâu dài về sau).
- Cuối bữa tiệc, chủ cửa hàng chụp ảnh lưu niệm cùng với khách hàng. Gửi quà tặng và tiễn khách ra xe.
Với việc tự dựng kịch bản cho buổi tiệc khai trương cửa hàng, chúng ta phải chủ động liên kết với tất cả các bộ phận thực hiện sự kiện. Nếu như bạn không có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, có thể liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện, tuy nhiên mức chi phí bỏ ra sẽ lớn hơn rất nhiều.
b. Liên hệ các đơn vị tổ chức sự kiện lên kịch bản khai trương cửa hàng
Hiện nay, có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện có thể đảm nhận toàn bộ các công việc của một buổi khai trương cửa hàng từ nhỏ đến lớn. Chúng ta chỉ cần liên hệ, sau đó tiến hành bàn bạc đưa ra kịch bản, xác nhận khoản chi phí và ký kết hợp đồng.
Đơn vị tổ chức sự kiện có thể làm tất cả các công việc bao gồm như trang trí cửa hàng ngày khai trương, thuê âm thanh ánh sáng, liên hệ ca sĩ hay MC, thuê nhân sự PG, vũ đoàn và thậm chí là đội lân sư rồng. Họ sẽ lên kịch bản thực hiện hết tất cả các công việc mà một ngày khai trương cần phải làm. Vậy nên, nếu bạn không có đủ thời gian để chuẩn bị công việc, cũng như chưa có kinh nghiệm để khai trương cửa hàng, hãy liên hệ ngay đơn vị tổ chức sự kiện để ngày khai trương cửa hàng dược diễn ra hoàn hảo hơn.
Tuy nhiên, cần tham khảo trước và xem xét nên làm việc với đơn vị nào. Thông qua trang mạng xã hội, chúng ta sẽ thấy được hình ảnh mà công ty đó đã thực hiện. Từ cách trang trí, cho đến cách làm việc có chuyên nghiệp hay không, chúng ta phải tìm hiểu trước khi liên hệ và làm việc với họ. Một công ty uy tín sẽ tạo nên được môt buổi khai trương cửa hàng chuyên nghiệp, từ đó quảng bá hình ảnh cửa hàng một cách rõ nét và hiệu quả hơn.
6. Sắp xếp nhân sự hợp lý cho buổi khai trương cửa hàng được diễn ra thuận lợi
Việc bố trí nhân sự hợp lý sẽ giúp cho hoạt động khai trương cửa hàng được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn. Mặc dù buổi khai trương chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn, nhưng rất nhiều vị trí cần bố trí nhân sự, chúng ta nên chú ý vào những vị trí nhân sự như sau:
a. Vị trí đón khách hàng
Ở cổng ra vào đón tiếp khách hàng, chúng ta cần chú trọng và sắp xếp nhân viên một cách chu đáo. Thông thường, đội hình đón khách sẽ là đội PG mà cửa hàng thuê, vì đây là bộ mặt của cửa hàng nên chọn những nhân viên trẻ và có ngoại hình dễ nhìn. Chúng ta nên cho 2 PG đứng cố định hai bên để chào mời khách. Sau đó sẽ có một PG khác dẫn khách vào địa điểm trung tâm của buổi khai trương cửa hàng.
b. Vị trí cắt băng khai trương
Buổi khai trương cửa hàng nào cũng cần phải cắt băng đỏ, vậy nên chúng ta sẽ sắp xếp 3 bạn PG cho vị trí này. Nếu như nhân sự không đủ, chủ cửa hàng có thể linh hoạt thay thế các bạn ở vị trí đón tiếp vào vị trí này. Vì khi vào đúng thời gian bắt đầu khai trương, thì lượng khách có thể chỉ đến rải rác. Ngoài ra, cần thêm một bạn cầm khay rượu để mời khách khi mà chủ cửa hàng khui sâm panh chúc mừng ngày khai trương.
c. Vị trí bán hàng
Không chỉ có ngày khai trương, mà vào những ngày thông thường cũng sẽ cần đến vị trí này. Tuy nhiên, vì đây là môt ngày đặc biệt, nên nhân viên bán hàng cần làm nhiều công việc hơn. Từ tư vấn, cho đến việc cho khách hàng dùng thử sản phẩm hay dẫn khách tham quan quanh khu vực của cửa hàng…
Vào ngày khai trương cửa hàng, nếu như nhân viên bán được sản phẩm càng nhiều thì sẽ giúp cho cửa hàng gặp nhiều may mắn hơn. Vậy nên, mỗi nhân viên cần phải được rèn luyện đầy đủ về kỹ năng bán hàng, giúp cho khách hàng cảm nhận được đây là một cửa hàng hoàn toàn chuyên nghiệp với đội hình nhân viên nhanh nhẹn, giỏi giang.
d. Vị trí tổ chức trò chơi bốc thăm trúng thưởng
Ngoài MC dẫn chương trình, chúng ta cần bố trị một nhân viên để trao quà tặng cho khách hàng trúng thưởng. Nhân viên này nên được bố trí cố định vì những phát sinh trong trò chơi mà người khác không thể nắm bắt và thay thế được. Đối với những phần quà quá lớn thì nên bố trí hai nhân viên để tránh làm hư hỏng quà tặng của khách.
7. Lập kế hoạch chi phí cho buổi khai trương cửa hàng
Dự trù kinh phí cho buổi khai trương cửa hàng rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến khoản chi phí ban đầu phải bỏ ra. Nếu như khoản này chi quá lớn sẽ làm mất cân đối thu chi và việc để kiếm lại được khoản lợi nhuận trong tương lại là rất khó. Khi khai trương cửa hàng, chúng ta cần lập chi phí cho những khoản như sau:
a. Chi phí trang trí cửa hàng
Khoản chi phí này dường như là khoản lớn nhất trong tất cả các loại chi phí cần để khai trương cửa hàng. Thông thường đơn vị nhận trang trí cửa hàng sẽ kiêm luôn cả việc thuê âm thanh, ánh sáng. Vậy nên, khoản chi phí này càng lớn hơn nhiều.
Hiện nay, tại mỗi tỉnh thành thì mức giá dịch vụ sẽ khác nhau, tuy nhiên chúng ta nên xem xét những gì mà đơn vị thực hiện có tương ứng với khoản chi phí mà chúng ta sẽ bỏ ra hay không. Từ đó đưa ra quyết định ký kết hợp đồng.
b. Chi phí in thiệp mời
Đôi khi chúng ta sẽ bỏ sót loại chi phí này, tuy nhiên với mức giá như hiện tại thì tiền để in thiệp mời cũng chiếm một khoản kha khá. Với những tấm thiệp đẹp, sang trọng thì mức giá trên mỗi tấm thiệp có thể từ 10.000đ – 20.000đ. Nếu như với lượng khách khoảng 50 người, thì số tiền bạn phải bỏ ra để in thiệp chiếm từ 500.000đ – 1000.000đ.
c. Chi phí thuê đội lân sư rồng, vũ đoàn, PG, MC, ca sỹ
Bất kỳ một buổi khai trương cửa hàng nào cũng cần đến đội lân sư rồng, tuy nhiên mức giá sẽ phụ thuộc vào đội hình mà bạn thuê. Mức gía hiện tại khi thuê đội lân sư rồng giao động từ 3.5 triệu đồng – 5.5 triệu đồng một đội. Với khoản chi phí khá lớn này, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định.
Vũ đoàn thường tham gia giúp cho không khí buổi tiệc thêm phần sôi nổi và vui vẻ hơn. Chi phí để thuê vũ đoàn sẽ phụ thuộc vào lượng người, cũng như số lượng tiết mục sẽ biểu diễn. Với mức giá như hiện tại thì chi phí thuê vũ đoàn sẽ khoảng 400.000đ/người/bài. Từ đó, bạn sẽ thống kê được số tiền cần phải bỏ ra cho khoản mục này.
Đối với đội hình PG, mức giá cũng tương tự như thuê vũ đoàn. Tuy nhiên, tùy theo giờ làm việc mà mức giá sẽ phải trả khác nhau. Với thời gian diễn ra dài hơn, PG sẽ làm giá cao hơn, vậy nên cần xác định rõ thời gian thuê để tiết kiệm được chi phí.
Với những chương trình khai trương cửa hàng lớn nên thuê 2 MC để công việc được thực hiện linh hoạt hơn. Thông qua đó, khách mời sẽ thấy được sự chuyên nghiệp của cửa hàng. Giá thuê MC không cố định, nó phụ thuộc vào vị trí vùng miền và người được thuê làm MC. Mức giá thuê MC có thể là 1 triệu đồng, nếu chỉ là một MC bình thường. Nếu bạn thuê những người nổi tiếng thì mức giá này có thể lớn hơn gấp nhiều lần.
Ca sỹ cũng tương tự như MC, với mức giá thấp nhất hiện nay thì khi thuê ca sỹ biểu diễn một tiết mục, bạn phải trả khoảng 1 triệu đồng. Tuy nhiên, nếu là ca sỹ đã có hạng trong giới showbiz, thì mức giá này sẽ thay đổi và lớn hơn rất nhiều.
d. Chi phí cho bữa tiệc đãi khách
Sau khi khách mời đã tham dự lễ khai trương, chủ cửa hàng sẽ đãi khách một bữa tiệc nhẹ để gửi lời mời cảm ơn. Chi phí để tổ chức bữa tiệc sẽ phụ thuộc số lượng người được mời, cũng như dựa vào thực đơn mà chủ cửa hàng lựa chọn để đãi khách. Với mức giá như hiện tại, chi phí đãi tiệc thường giao động từ 2 triệu đồng – 3 triệu đồng cho 1 bàn tiệc. Từ đó chúng ta có thể tính được toàn bộ chi phí cho cả buổi tiệc.
e. Chi phí chụp ảnh trong buổi khai trương cửa hàng
Những thước phim, hay bức ảnh trong ngày lễ khai trương cửa hàng sẽ là những lưu niệm, cũng là cách để cửa hàng quảng bá được hình ảnh của mình đến với công chúng. Mức chi phí cho hạng mục này cũng sẽ giao động tùy theo cách thức làm việc mà bạn chọn. Với cách chụp truyền thống, yêu cầu đến đâu thợ chụp ảnh sẽ chụp đến đó, thường sẽ có giá rẻ nhất.
Tuy nhiên, hiện nay nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp, thì mọi người thường chọn cách chụp phóng sự, nhằm lưu lại những khoảnh khắc tự nhiên nhất. Với các buổi chụp phóng sự, mức giá hiện nay đang giao động từ 3 triệu đồng – 4 triệu đồng. Nếu yêu cầu làm thêm các đoạn quay phóng sự, thì chi phí có thể cao hơn rất nhiều.
f. Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng
Nếu như bạn muốn thuê âm thanh, ánh sáng tách với đơn vị trang trí, thì hãy lập ra một hạng mục chi phí riêng. Chi phí để thuê âm thanh, ánh sáng cũng sẽ giao động rất nhiều tùy thuộc vào sự quy mô và cách thức tổ chức khai trương cửa hàng. Tuy nhiên, khác với những sự kiện có quy mô lớn, khai trương cửa hàng thường chỉ được làm ở mức trung bình, vậy nên chi phí để thuê dàn âm thanh ánh sáng sẽ rơi vào khoảng 3 triệu đồng.
Nếu bạn muốn thuê thêm người chơi nhạc cụ, thì hiện tại mỗi nhạc cụ sẽ có tương ứng với giá là 1 triệu đồng. Nhạc cụ ở đây có thể là đàn organ, guitar, trống, kèn, violon,… Vậy nên, tùy thuộc vào nhu cầu của chủ cửa hàng mà chi phí cho hạng mục này sẽ thay đổi khác nhau.
g. Các khoản chi phí khác
Bên cạnh những khoản chi phí trên, khi khai trương cửa hàng có một số chi phí lặt vặt khác như tiền mua quà tặng cho khách mời, chi phí để tổ chức các mini game, bánh kem, rượu, chi phí cho các khoản mục khuyến mãi… Chi phí này nhỏ hay lớn phụ thuộc vào cách thức tổ chức của chủ cửa hàng, tuy nhiên cần kê khai rõ ràng vào tổng chi phí để kiểm soát được lượng tiền đi ra.
Đó là những khoản chi phí mà mọi người có thể tham khảo khi tổ chức khai trương cửa hàng. Vì tùy thuộc vào mỗi vùng miền, mà mức giá này có thể thay đổi. Vậy nên, đó chỉ là khoản chi phí các chủ cửa hàng có thể xem qua để từ đó dự toán được mức chi phí tối thiểu phải bỏ ra để khai trương cửa hàng.
8. Trang trí khai trương cửa hàng
Việc trang trí khi khai trương cửa hàng rất quan trọng, vì chúng chính là điểm nhấn và là dấu hiệu nhận biết một cửa hàng đang tổ chức sự kiện khai trương. Để cửa hàng được nổi bật trong ngày khai trương, bạn nên trang trí từ cổng ra vào cho đến bên trong cửa hàng. Một số ý tưởng trang trí cửa hàng bạn có thể tham khảo như:
- Ngoài cổng sẽ sử dụng cổng hơi giúp buổi khai trương cửa hàng trở nên long trọng và hoành tráng hơn.
- Rối hơi đặt ngoài cổng nhằm tăng sự thu hút khách mời đến với buổi khai trương cửa hàng.
- Tạo sân khấu ấn tượng với backdrop có các tone màu chủ đạo, backdrop phải thể hiện rõ được thương hiệu, tên của cửa hàng và mục đích của sự kiện.
- Sân khấu nên được trang trí với bóng bay. Sử dụng thảm đỏ cho sân khấu.
- Trải thảm đỏ từ cổng đến sân khấu của buổi sự kiện.
- Sử dụng màn hình led tại sân khấu trung tâm.
- Chuẩn bị hoa khai trương đặt hai bên sân khấu.
- Bên trong cửa hàng có thể trang trí với bóng bay Jumbo.
- Chuẩn bị ghế có gắn nơ để khách mời ngồi tham dự.
- Đặt pháo điện trước sân khấu sử dụng cho những khoảnh khắc đặc biệt như cắt băng, tuyên bố lý do hay những tiết mục văn nghệ sôi nổi.
- Liên hệ với dàn ánh sáng để tạo chiếu ánh sáng phù hợp cho sân khấu.
Một số lưu ý khi trang trí cửa hàng khai trương chính là tạo nên sự lung linh, hoành tráng nhưng không làm rối mắt khách mời. Vì vậy, chỉ nên sử dụng hai đến ba màu sắc chủ đạo. Ngoài ra, ánh sáng không nên chỉnh quá sáng làm khách mời bị khó chịu. Bên trong cửa hàng nên sắp xếp lối đi rộng rãi để khách hàng có thể tham quan mua sắm. Rượu và các món ăn ngọt nên đặt vị trí dễ thấy.
9. Chuẩn bị hoạt động bán hàng trong ngày khai trương cửa hàng
a. Các chiến lược marketing trong ngày khai trương cửa hàng
Ngày khai trương là cơ hội mà sản phẩm của cửa hàng được tung ra thị trường nhiều nhất. Vậy nên, hãy có các chiến lược marketing phù hợp nhất trong ngày này. Trước đó, bạn có thể sử dụng mạng xã hội để quảng bá hình ảnh và thương hiệu đến với khách hàng. Xây dựng fanpage riêng cho cửa hàng, đăng tải các sản phẩm, các dịch vụ có tại cửa hàng, hoặc đưa ra các chương trình hấp dẫn để mọi người biết đến.
Phát tờ rơi cũng là một cách thức quảng bá hiệu quả. Sử dụng những hình ảnh và từ ngữ chủ chốt giúp khách hàng biết được chính xác ngày giờ khai trương, cũng như các hoạt động mua sắm tại cửa hàng vào ngày khai trương.
Vào ngày khai trương cửa hàng, bạn có thể sử dụng các chiến dịch như giảm giá 30% – 50%, hay mua 1 tặng 1, mua 2 tặng 1 hoặc tặng voucher khi hóa đơn đạt đến số tiền tối thiểu. Cho khách hàng dùng thử, trải nghiệm sản phẩm để giúp khách hàng nhận thấy hiệu quả của việc sử dụng sản phẩm, từ đó giới thiệu rộng rãi sản phẩm đến với bạn bè và người thân nhiều hơn.
b. Tổ chức các trò chơi trong ngày khai trương cửa hàng
Việc tổ chức các trò chơi trong ngày khai trương sẽ giúp không khí của sự kiện thêm sổi nổi và vui tươi. Với lối dẫn dắt và các chiêu trò của MC, tất cả mọi người sẽ được hòa quyện chung vào không gian của buổi sự kiện, từ đó giúp tạo sự thích thú và niềm phấn khởi cho khách hàng. Các trò chơi bạn có thể sử dụng vào ngày khai trương cửa hàng bao gồm như:
- Bốc thăm trúng thưởng.
- Quay số may mắn.
- Phóng phi tiêu vào bánh xe thần kỳ.
10. Chạy thử chương trình trước ngày khai trương cửa hàng
Trước ngày khai trương cửa hàng, tất cả phải được chuẩn bị xong từ việc trang trí, lắp đặt âm thanh, ánh sáng, bố trí nhân sự,… Sau đó chúng ta sẽ chạy thử demo chương trình khai trương để nắm bắt được thời gian cũng như có những sai sót gì trong khâu chuẩn bị, từ đó đưa ra cách khắc phục sớm nhất. Ngoài ra, cần liên hệ và nhắc nhở lai những bộ phận chuyên trách văn nghệ, ăn uống, quà tặng, kiểm tra sắp xếp lại những vật dụng chưa được bố trí hợp lý.
Xem thêm:
- 2345+ mẫu áo đồng phục công ty đẹp, chuyên nghiệp, chất lượng cao
- Kinh nghiệm bán quần áo trẻ em A-Z – Chia sẻ thực tế từ chủ shop
- 12+ kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới bắt đầu
- Kinh nghiệm mở tiệm nail từ A-Z – Thành công từ những điều nhỏ nhất!
- Kinh nghiệm kinh doanh spa thú cưng thành công 100%
Khai trương cửa hàng là một sự kiện rất quan trọng trong việc tạo nền tảng và hình ảnh cho doanh nghiệp trong tương lai. Vậy nên, chúng ta cần chuẩn bị những gì chu đáo nhất để ngày lễ được diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh việc chuẩn bị, không quên bám sát chi phí để cân đối thu chi một cách hợp lý nhất. Hy vọng, qua bài viết trên, mọi người có đầy đủ thông tin để tổ chức một buổi lễ khai trương cửa hàng thành công nhất.
Có thể bạn quan tâm:
Xem tiếp...